시말서(경위서)란?

시말서는 업무 등에서 과실이나 규정 위반을 범한 사람이 작성하는 문서입니다. 이 문서는 일의 처음과 끝의 자세한 경위를 적어서, 잘못된 일에 대한 경위의 설명과 반성문 정도의 의미를 가지고 있습니다. 하지만 시말서는 일본어인 시마츠쇼에서 온 단어로, 국립국어원에서는 경위서로 순화해서 쓰는 것이 좋다고 권고하고 있습니다.
시말서를 작성하는 목적은 과실이나 규정 위반을 범한 사람이 사실 관계를 분명히 하고, 잘못된 일이 재발되지 않도록 하기 위함입니다. 이러한 목적으로 시말서는 업무에서 가장 중요한 역할을 하고 있는데, 시말서를 작성하면서 사실과 진실성을 최대한 지키는 것이 중요합니다.
시말서 작성 시, 적극적으로 협력하여 사실적인 내용을 적는 것이 좋습니다. 또한, 시말서는 업무 내에서의 사건을 정리하고, 이를 토대로 문제의 원인을 파악하고 해결할 수 있도록 도와줍니다. 따라서, 시말서는 업무 환경에서 상호 협력 및 원활한 의사소통을 위해 매우 중요한 문서입니다.

시말서(경위서) 쓰는법

시말서는 일반적으로 발생한 사건에 대한 원인과 과정, 현재의 상황, 대책수립 등의 내용으로 구성된다고 합니다. 시말서를 작성할 때는 다음과 같은 내용을 추가하여 글을 더욱 자세하게 작성할 수 있습니다.

• 사건이 발생한 시간, 장소, 인원 등의 부가적인 정보
• 관련 기관이나 담당자와의 소통 내용과 그 결과
• 유사한 사례나 선행사례에 대한 참고 자료와 그 대응 방안
• 사건 발생 이후의 추가적인 대책과 예방 방안

시말서 작성 형식은 일정한 형식은 없으며 작성하는 방법으로서는 본인의 소속 및 성명 그리고 경과 상황을 설명하고, 자신의 과실임을 인정하고 사죄 및 반성하는 내용을 서술하는 형식으로 작성합니다. 거짓 없는 사실만을 작성하며 작성은 시간 순서에 따라 작성하며 육하원칙에 따라 작성합니다.

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시말서를 작성할 때 주의할 점은 다음과 같습니다.

명확하고 간결한 언어를 사용하세요.
시말서는 가능하면 명확하고 간결한 언어를 사용하여 작성해야 합니다. 복잡하고 어려운 말보다는 쉽고 간결한 말로 작성하여 모든 참석자들이 이해할 수 있도록 노력해야 합니다.

시말서의 구조를 명확히 하세요.
시말서에는 “일시, 장소, 참석자, 안건, 토론 내용, 의견, 결론”과 같은 내용이 포함될 수 있습니다. 따라서 이러한 내용을 명확하게 구분하여 작성해야 하며, 다른 참석자들이 이해할 수 있도록 해야 합니다.

사실에 기반하여 작성하세요.
시말서는 정확하고 사실에 기반하여 작성되어야 합니다. 개인적인 의견과 추측은 반영되지 않아야 하며, 가능하면 “누가, 언제, 무엇을, 어떻게”라는 원칙에 따라 작성되어야 합니다.

문법과 철자를 확인하세요.
시말서는 규격화된 문서이기 때문에 문법과 철자가 정확해야 합니다. 따라서 작성 후에는 꼼꼼히 확인하여 오타나 실수가 없는지 반드시 확인해야 합니다.

모든 참석자가 이해할 수 있도록 작성하세요.
시말서는 모든 참석자들이 이해할 수 있는 간결하고 명확한 내용으로 작성해야 합니다. 특수 용어나 약어는 최소화하고, 사용해야 할 경우에는 꼭 설명을 첨부하여 모든 참석자들이 이해할 수 있게 작성해야 합니다.

업무처리를 신속히 할 수 있도록 자세하게 작성하세요.
시말서는 업무처리에도 활용됩니다. 따라서 시말서 작성 시 해당 내용의 자세한 내용을 포함하여 업무처리를 신속하게 할 수 있도록 작성해야 합니다.

이러한 점들을 유의하여 시말서를 작성하시면 됩니다.